Mungkin Anda pernah mendengar kata PO atau open PO. Lucunya banyak orang yang tidak bergitu mengetahui arti po yang sebenarnya. Saat ditanya, kebanyakan dari mereka hanya tahu PO adalah salah satu fasilitas yang disediakan toko atau online shop untuk mengadakan barang apabila hanya di pesan aja. PO merupakan singkatan dari purchase order yang bisa diartikan dalam bahasa Indonesia menjadi pesanan pembelian. Ada manfaat yang diberikan saat Anda menggunakan sistem purchase order pada bisnis Anda. Namun ada pula ketentuan untuk melakukan proses PO ini baik dari sisi bisnis yang melakukannya maupun dari sisi pelanggan. Jadi, untuk mengenal purchase order lebih jauh kali ini tak hanya definisinya saja yang akan Anda temui.
Secara sederhana purchase order tak lain adalah pesanan pembelian. Pesanan pembelian ini dibuat oleh pelanggan atau konsumen. Yang mana dilakukan dengan menyertakan dokumen keterangan barang apa yang dibeli, ukuran, warna, dan karakteristik lainnya. Purchase order juga bisa disebut sebagai kontrak perjanjian yang mana membuat pebisnis membantu pelanggan mendapatkan apa yang diinginkannya. Tentunya barang apa saja yang bisa dipilih sudah ditawarkan oleh pebisnis sebelumnya.
Jika dalam perusahaan yang memiliki beberapa departemen atau divisi, sebelum melakukan PO biasanya departemen yang memerlukan pengadaan barang memerlukan purchase requestion atau PR. Setelah dokumen PR disetujui oleh pemegang otoritas barulah diteruskan menjadi pesanan pembelian atau PO itu sendiri.Berbeda dengan invoice, dalam dokumen PO barang berasal dari pelanggan kemudian direalisasikan atau diadakan oleh pebisnis. Tak sembarang dokumen atau informasi yang seharusnya diberikan pelanggan yang ingin purchase order pada perusahaan. Pelanggan harus menyertakan informasi seperti :
- Identitas
- Nomor Telepon
- Alamat
- Keterangan Barang
Pesanan pembelian dengan PO tersebut akan memberi rasa aman dari tindakan penipuan tambahan serta mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan. Berikut ini adalah fungsi dan manfaat dari Purchase Order (PO), apa saja itu?
- Sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli, dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan.
- Menghindari kesalahan dalam pemesanan barang dan spesifikasi produk harus dicantumkan secara detail pada PO.
- Menghindari kesalahan dalam jumlah pesanan.
- Menghindari kesalahan harga pembelian barang sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan harga.
- Mengingatkan penjual untuk melakukan penyediaan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan.
Bagi Anda pemilik bisnis, Anda bisa membuat dokumen PO secara manual sebagai catatan transaksi yang nantinya akan menjadi bukti saat Anda membuat laporan keuangan atau terjadi audit pada perusahaan Anda. Nah itulah ulasan singkat mengenai purchase order. Untuk kelebihan dan kekurangan serta jenis-jenis PO yang perlu Anda ketahui, dapat disimak di ladiestory.id.
